5 Kennzahlen, die jeder Selbstständige monatlich checken sollte

1. Monatsumsatz im Vergleich zum Vormonat und Vorjahr

Die einfachste aller Zahlen – und gleichzeitig die häufigst vernachlässigte. Wenn du den Umsatz dieses Monats nicht aus dem Kopf nennen kannst und nicht weißt, ob er über oder unter dem des Vormonats liegt, fehlt dir ein grundlegender Kompass.

Was der Vergleich zeigt:

• Saisonalität (läuft der Sommer bei dir immer schwächer?)
• Trend (legst du zu oder geht es rückwärts?)
• Ob neue Kunden oder bessere Preise wirken
• Ob du Korrekturmaßnahmen brauchst

Ein Balkendiagramm mit den letzten 12 Monaten ist der einfachste Check. Wer das alle 4 Wochen ansieht, entwickelt ein Gespür, das reine Bauchzahlen nicht erreichen.

2. Top-Kunden dieses Monats

Wer bringt dir wirklich den Umsatz? Wenn du fünf große Kunden hast, liegen oft 80 % deines Umsatzes bei 2–3 von ihnen. Das ist nicht gefährlich – es ist normal. Gefährlich wird es nur, wenn du es nicht weißt und dann plötzlich einer wegfällt.

Monatlich einmal zu sehen:

• Welcher Kunde macht wie viel Prozent vom Umsatz aus?
• Gibt es einen Kunden, von dem du gefährlich stark abhängst?
• Welche Kunden brauchen mehr Pflege (A-Kunden)?
• Gibt es neue Kunden, die sich zum A-Kunden entwickeln?

Das ist die Basis der Klumpenrisiko-Bewertung. Wenn ein Kunde 60 % deines Umsatzes macht, solltest du dir noch in diesem Monat Gedanken machen, wie du das perspektivisch diversifizierst.

3. Offene Forderungen (das Geld, das dir gehört, aber noch nicht da ist)

Die gefährlichste Zahl, die viele gar nicht als Zahl sehen: wie viel Geld hast du ausstehen, das du bereits als Umsatz gebucht hast, aber noch nicht auf dem Konto?

Idealerweise sortiert nach Alter:

• Noch nicht fällig (Zahlungsfrist läuft)
• 1–14 Tage überfällig
• 15–30 Tage überfällig
• Über 30 Tage überfällig

Forderungen über 30 Tage alt brauchen eine aktive Maßnahme – Anruf, freundliche Erinnerung, Mahnung. Wer diese Liste nicht monatlich anschaut, lässt regelmäßig vier- bis fünfstellige Beträge liegen.

4. Wieviele Stunden hast du gearbeitet – und wieviele davon warst du wirklich verrechenbar?

Gerade Freelancer und Selbstständige im Dienstleistungsbereich unterschätzen, wie groß der Anteil nicht-verrechenbarer Arbeit ist: Akquise, Buchhaltung, E-Mails, Organisation. In vielen Berufen sind 50 % realistisch.

Das monatlich zu wissen, hilft bei zwei Dingen:

• Richtige Stundensatz-Kalkulation – wenn nur die Hälfte deiner Zeit verrechenbar ist, musst du den Rest über den Stundensatz mitfinanzieren
• Effizienz-Check – steigt der Nicht-verrechenbar-Anteil? Dann läuft etwas aus dem Ruder

Zeiterfassung ist hier Pflicht – ohne sie ist diese Zahl nur geschätzt (und Schätzungen sind systematisch zu optimistisch).

5. Cash auf dem Konto vs. nächste Monats-Fixkosten

Die einfachste Liquiditäts-Prüfung, die jede/r Selbstständige im Kopf haben sollte: wie viel Cash ist auf dem Konto – und wie viel brauchst du im nächsten Monat für Miete, Versicherung, Leasingraten, Gehälter, Steuern?

Wenn das Cash unter 1 Monatsfixkosten rutscht: Warnsignal. Wenn es unter 14 Tagen rutscht: akuter Handlungsbedarf.

Viele Gründer verwechseln Umsatz mit Liquidität. Hohe Rechnungen, aber noch keine Zahlung = keine Liquidität. Genau deshalb gehört Cash-auf-dem-Konto zur Pflicht-Monatszahl.

Der 10-Minuten-Monatscheck

Wenn du diese fünf Zahlen am Monatsanfang einmal durchgehst, hast du in 10 Minuten einen besseren Überblick, als 90 % deiner Branche.

Am einfachsten: ein Tool, das dir die Zahlen automatisch aus deinen Daten zieht. Software wie infinia zeigt dir Umsatz pro Monat, Top-Kunden, offene Forderungen und Zeiterfassung aus einer Hand – ohne dass du irgendwas in Excel zusammenbasteln musst.

• Monatsanfang → 10 Minuten einplanen
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• Eine Maßnahme ableiten (nicht mehr, aber auch nicht weniger)
• Weitermachen

Diese Routine ist die Mindestdosis an Controlling, die jeder Selbstständige leisten sollte – und gleichzeitig das, was viele über Jahre schleifen lassen.