Auswertungen ohne Excel – warum dein Business-Tool das direkt können sollte
Excel ist ein geniales Werkzeug. Es ist aber auch der häufigste Grund, warum in KMU Auswertungen nicht regelmäßig gemacht werden. Denn der typische Ablauf ist: CSV aus der Rechnungssoftware exportieren, in Excel importieren, Spalten formatieren, Pivot-Tabelle bauen, Diagramm draufpacken, speichern – und nach einer Stunde hat man das, was eine gute Software direkt anzeigen sollte. Hier sind die Auswertungen, die kein KMU selbst in Excel bauen sollte – und warum sie in die Software selbst gehören.
Das Excel-Problem in drei Sätzen
Excel-basierte Auswertungen haben drei strukturelle Probleme, die sich mit dem "nächsten Monat" nie verbessern:
- Sie sind veraltet, sobald sie gespeichert werden – neue Rechnungen nach dem Export sind nicht drin
- Sie sind fehleranfällig – Formel kopiert, Zeile vergessen, Formatierung gebrochen
- Sie werden nicht wiederholt – Excel-Reports sind klassisch "einmal mit viel Aufwand" und dann nicht mehr
Das führt in vielen KMU zum Paradox: Je wichtiger die Zahlen wären, desto seltener werden sie angesehen. Weil der Aufwand, sie zu erstellen, in keinem Verhältnis zum eigentlichen Check steht.
Umsatz pro Monat mit Vorjahresvergleich
Das Minimum, das jede Business-Software können sollte: einen Balken für jeden Monat der letzten 12–24 Monate, im Vergleich zum entsprechenden Vorjahresmonat. Als Diagramm, sofort, ohne Export.
Was das Tool automatisch wissen muss:
- Welche Rechnungen zu welchem Monat zählen (Rechnungsdatum ≠ Zahlungsdatum – beides separat ansehbar)
- Brutto oder Netto – umschaltbar
- Vorjahres-Werte automatisch ausgespielt
- Storno-Rechnungen korrekt abgezogen
Das alles ist Standard-Auswertung für deine Software. Wenn du das nicht hast, ist deine Software Rechnungsschreiber plus Datenbank – aber kein Business-Tool.
Artikelgruppen / Leistungsgruppen
Selten wird die Frage gestellt: womit verdiene ich eigentlich mein Geld? Welche Leistung ist der Umsatz-Bringer? Ein Donut-Diagramm mit allen Artikelgruppen zeigt das in einem Blick.
Was du ablesen können solltest:
- Welche Gruppe dominiert?
- Gibt es "tote" Gruppen, die gar nichts mehr bringen?
- Was hat im Vergleich zum Vorjahr Marktanteil gewonnen oder verloren?
Besonders wertvoll bei Dienstleistern mit mehreren Services oder bei Händlern mit breitem Sortiment. Wer seine Artikelgruppen nicht kennt, investiert Marketing oft in die falschen.
Top-Kunden mit Umsatz-Verteilung
Die Kunden-Liste sortiert nach Jahresumsatz, mit prozentualer Verteilung. Klingt trivial – ist aber für strategische Entscheidungen entscheidend.
Was sich daraus ergibt:
- Deine A-Kunden (Top 20 %) solltest du besonders pflegen – Bestellrhythmus, Geburtstage, persönliches Gespräch zum Jahresende
- C-Kunden (viele kleine) sind "nice to have", aber oft unverhältnismäßig aufwändig
- Klumpenrisiko-Erkennung: wenn ein Kunde 40+ % ausmacht, solltest du diversifizieren
- Akquise-Priorität: ähnliche Profile wie deine A-Kunden gezielt suchen
ABC-Analyse: 80/20 ohne Excel-Formel
Die ABC-Analyse (Artikel nach Umsatzanteil in A/B/C-Kategorien) ist in Excel eine Pivot-Tabelle mit kumulierten Summen und händischer Kategorisierung. In guten Business-Tools ist sie ein Klick.
Das Ergebnis:
- A-Artikel: die wenigen, die das meiste bringen – Fokus drauf
- B-Artikel: solides Mittelfeld – laufen lassen
- C-Artikel: Rauschen – evaluieren, welche man vielleicht gar nicht mehr führen muss
Die ABC-Analyse macht in 10 Sekunden sichtbar, was sonst oft dem Bauchgefühl überlassen bleibt: wo der echte Hebel liegt.
Warum die Integration so wichtig ist
Der entscheidende Unterschied zwischen "Excel-Export und selber bauen" vs. "eingebaute Auswertungen": bei eingebauten Auswertungen entsteht eine Routine. Du öffnest sie, weil sie einen Klick entfernt sind. Bei Excel-Exports machst du sie einmal, dann nie wieder.
Wenn das Dashboard auf der Startseite deiner Software genau das zeigt, was du brauchst, wird der monatliche Zahlen-Check zur Gewohnheit. Wenn du dir Zahlen erst erarbeiten musst, bleibt es bei der guten Absicht.
Was Excel trotzdem besser kann
Damit hier keine Einseitigkeit entsteht: Excel hat weiterhin Vorteile bei:
- Ad-hoc-Fragen, die deine Software nicht vorgesehen hat
- Szenarien und Was-wäre-wenn-Berechnungen
- Komplexe Formeln über mehrere Datenquellen
- Budget- und Planungsrechnungen
Für diese Sonderfälle bleibt Excel nützlich – genau deshalb sollte gute Software jederzeit CSV-Export anbieten. Aber für das Standard-Monats-Reporting gilt: eingebaute Auswertungen schlagen händische jedes Mal.
Fazit
Excel ist ein großartiges Werkzeug – aber es ist das falsche Werkzeug für das monatliche Business-Reporting. Die Zahlen, die jedes KMU kennen sollte (Monatsumsatz, Top-Kunden, Artikelgruppen, ABC-Analyse), gehören in die Software selbst: ein Klick entfernt, immer aktuell, keine Pivot-Tabellen-Bastelei. Wer eine Software einsetzt, die diese Auswertungen nicht integriert hat, zahlt den Preis in Form seltener Zahlencheck-Routine – und das kostet langfristig mehr als die Software.
Häufige Fragen
Reicht der Steuerberater mit seiner BWA nicht?
Die BWA ist eine Monatsauswertung aus Buchhaltungsperspektive. Nützlich für die Gewinn-Entwicklung, aber nicht operativ genug. Top-Kunden-Liste oder ABC-Analyse sind keine klassische BWA-Inhalte.
Kann ich meine Daten aus infinia auch nach Excel exportieren?
Ja. CSV-Export für alle Belegarten ist eingebaut. Für Sonderauswertungen, die über den Standard hinausgehen, bist du also nicht blockiert.
Welche Auswertung ist die wichtigste für den Anfang?
Monatsumsatz mit Vorjahresvergleich. Das ist die Basis-Kennzahl, die das grundsätzliche "läuft oder läuft nicht" zeigt. Alles andere baut darauf auf.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.