Template-Tag – eine Stunde im Quartal, die Wochen spart
Vorlagen veralten. Textbausteine, die 2021 Standard waren, klingen heute hölzern. Preise, die vor zwei Jahren kalkuliert wurden, passen nicht mehr. Der "Template-Tag" ist eine einfache Quartalsroutine, die deine Vorlagen frisch hält.
Was ein Template-Tag ist
Ein fest blockierter Termin im Kalender, einmal pro Quartal, 60–90 Minuten. Ziel: alle wiederkehrenden Vorlagen und Standards durchgehen und auf Aktualität prüfen.
Was du am Template-Tag machst
- Angebots-Vorlagen: Preise aktuell? Formulierungen noch zeitgemäß?
- Rechnungs-Textbausteine: Zahlungsbedingungen, Fußzeilen, rechtliche Hinweise
- E-Mail-Vorlagen: Angebot nachfassen, Zahlungserinnerung, Willkommens-Mail
- Artikelstamm: Einkaufspreise stimmen? Verkaufspreise marktgerecht?
- Mahntexte: höflich aber bestimmt
- Checklisten: noch vollständig? Etwas Neues dazugekommen?
Warum Quartal und nicht Jahr
Jährlich ist zu selten. Märkte bewegen sich schneller. Preise steigen, Regeln ändern sich.
Quartalsweise ist oft genug, dass nichts zu lange schief läuft – selten genug, dass der Aufwand nicht überfordert.
Der typische Aha-Moment
Beim ersten Template-Tag findet fast jeder Unternehmer:
- Einkaufspreise, die seit 2 Jahren nicht aktualisiert wurden
- Textbausteine mit Tippfehlern oder veralteten Firmenangaben
- Mahntexte, die härter klingen als man heute kommunizieren will
- Rabatt-Staffeln, die nicht mehr marktgerecht sind
In infinia: Templates zentral
Infinia hat zentrale Vorlagen-Bereiche, die am Template-Tag durchgegangen werden:
- Textbausteine für Angebote und Rechnungen
- Preislisten / Artikelstamm mit allen Preisen
- Standard-Zahlungsbedingungen pro Kunde oder global
- Aufgaben-Vorlagen für wiederkehrende Prozesse
Fazit
Der Template-Tag ist eine dieser Mini-Routinen, die unspektakulär klingen und trotzdem spürbar Effekt haben. Wer seine Vorlagen pflegt, arbeitet im restlichen Quartal schneller und verlässlicher.
Häufige Fragen
Wann der beste Zeitpunkt im Quartal?
Erste Woche des Quartals, weil neue Preise dann gleich ab Q-Anfang gelten.
Was, wenn ich keine Zeit habe?
60 Minuten pro Quartal = 4 Stunden pro Jahr. Notfalls halbieren: 2×30 Minuten, getrennte Themenblöcke.
Soll ich Mitarbeiter einbeziehen?
Ja, wenn sie die Vorlagen nutzen. Kurzes Team-Gespräch: "Was passt nicht mehr?"
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.