Artikelstamm aufräumen – Sortimentshygiene für dein Lager
Wer Produkte verkauft, kennt das Problem: nach ein paar Jahren hat sich im Artikelstamm alles angesammelt. Dopplungen, uneinheitliche Namen, tote Artikel aus 2019, drei Schreibweisen für dieselbe Schraube. Rechnungen dauern länger, Auswertungen werden unbrauchbar, der Einkauf rätselt. Die gute Nachricht: mit ein paar Stunden Arbeit holst du deinem Betrieb Monate an Reibungsverlust zurück.
Warum sich Aufräumen richtig auszahlt
Ein sauberer Artikelstamm ist nicht Kosmetik. Er bestimmt, wie schnell und fehlerfrei du arbeitest:
- Rechnungen werden in der halben Zeit erstellt (weniger Suchen, weniger "welches ist jetzt das richtige?")
- Auswertungen (ABC-Analyse, Deckungsbeitrag) werden belastbar – sonst rechnet das System mit Müll
- Der Einkauf weiß, welche Menge er wirklich braucht, nicht eine Summe aus drei Duplikaten
- Mitarbeiter sind schneller eingearbeitet, weil das System selbsterklärend wird
- Die Inventur dauert einen halben Tag weniger
Das 4-Säulen-Modell für einen gesunden Artikel
Jeder Artikel steht auf vier sauberen Säulen:
- Kategorie / Warengruppe – klare Einordnung (max. 2 Ebenen tief)
- Artikelnummer – kurzer, eindeutiger Schlüssel (auch nach Umbenennung beständig)
- Beschreibung – klare Bezeichnung nach einheitlichem Schema
- Preise – Verkaufspreis + Einkaufspreis, beide aktuell
Wenn eine Säule fehlt, wackelt der Rest. Fehlt z.B. der Einkaufspreis, ist jede Deckungsbeitrags-Auswertung wertlos.
Namenskonventionen – das unterschätzte Aufräum-Tool
Einheitliche Namen sparen mehr Zeit als jede andere Maßnahme. Überlege dir ein Schema und halte dich konsequent daran.
Beispiel für Holzartikel:
`HOLZ-EI-B-2x10-Douglas` → Kategorie HOLZ, Form EI (Ei-förmig), Güte B, Maß 2x10, Sorte Douglas
Beispiel für Dienstleistungen:
`DL-BER-30` → Dienstleistung, Beratung, 30 min
Wichtig: Einmal entscheiden, dann halten. Alle neuen Artikel folgen dem Schema. Alte Artikel über Zeit nachziehen.
Dopplungen finden und zusammenführen
Das größte Aufräum-Thema. Typische Ursachen:
- Derselbe Artikel von zwei Mitarbeitern unterschiedlich angelegt
- Schreibweisen (Bindestrich, Leerzeichen, Sonderzeichen)
- Produktlinien-Updates ohne Löschen des Vorgängers
- Mehrere Einheiten ("pro Stück" vs. "pro Karton" vs. "pro Palette")
Vorgehen: Suche im Artikelstamm nach Teilbegriffen ("schraube", "holz", "beratung"). Markiere Duplikate. Entscheide pro Duplikat: einen als Hauptartikel behalten, die anderen als "ersetzt durch..." markieren und deaktivieren (nicht löschen – historische Rechnungen sollen lesbar bleiben).
Mengeneinheiten konsequent halten
Ein häufiger Denkfehler: derselbe Artikel mal in Stk, mal in Karton, mal in m². Das macht Auswertungen wertlos.
Regel: Pro Artikel eine Mengeneinheit festlegen. Wer Kartons verkauft, legt einen Karton-Artikel an. Wer Einzelstücke verkauft, einen Stück-Artikel. Beides als Varianten führen, aber saubere Verbindung (Karton = 20 Stück).
Tote Artikel erkennen und deaktivieren
Ein Artikel, der 12 Monate nicht verkauft wurde, ist ein Kandidat fürs Archiv. Nicht löschen – das zerstört die Historie – sondern deaktivieren, sodass er in der Liste für neue Rechnungen nicht mehr auftaucht.
Routine: einmal im Quartal die Liste der Artikel ohne Umsatz der letzten 12 Monate generieren, durchgehen, entscheiden.
Preis-Pflege als eigene Disziplin
Stamm-Pflege und Preis-Pflege sind zwei verschiedene Themen. Nach dem Aufräumen:
- Mindestens jährlich alle Verkaufspreise gegen die aktuellen Einkaufspreise prüfen
- Bei schwankenden Materialpreisen kürzere Intervalle
- Preis-Änderung immer mit Datum dokumentieren – für spätere Nachvollziehbarkeit
- Staffelpreise / Kundenrabatte zentral verwalten, nicht in jeder Rechnung manuell
Was eine Stunde pro Monat bringt
Die komplette Aufräumaktion auf einmal erschlägt viele. Besser:
Stunde 1 (einmalig): Kategorien aufräumen, Namenskonvention festlegen, Dopplungen bei Top-20 Artikeln zusammenführen.
Monatlich 30 Minuten: Neue Artikel prüfen, tote Artikel deaktivieren, Preise checken.
Nach 6 Monaten ist der Stamm in besserem Zustand als in den 5 Jahren davor.
Fazit
Ein aufgeräumter Artikelstamm wirkt unsichtbar – bis man in einen chaotischen wechselt und spürt, wie mühsam es werden kann. Die gute Nachricht: du musst nicht perfekt sein. Schon 20 % Aufräumarbeit bringen 80 % des Effekts. Fang bei deinen meistverkauften Artikeln an, der Rest folgt mit der Zeit.
Häufige Fragen
Wie viele Artikel sind "gesund" für ein KMU?
Das hängt stark von der Branche ab. Ein Handwerker kommt mit 200–500 aktiven Artikeln aus, ein Händler hat 2.000–5.000, ein Ersatzteil-Spezialist auch 50.000+. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern: wird jeder aktive Artikel regelmäßig verkauft?
Soll ich alte Artikel löschen oder nur deaktivieren?
Immer deaktivieren, nie löschen. Gelöschte Artikel verschwinden auch aus historischen Rechnungen und Auswertungen. Deaktivierte Artikel sind unsichtbar für Neuanlagen, aber die Historie bleibt lesbar.
Wie oft sollte ich den Artikelstamm aufräumen?
Einmaliger großer Aufräum-Tag – danach 30 Minuten pro Monat für Pflege. Wer das einhält, hat nie wieder eine Großreinigung nötig.
Brauche ich ein sprechendes Nummern-Schema?
Nützlich, aber kein Muss. Vorteil: Mitarbeiter können Artikel grob einschätzen, ohne die Beschreibung zu lesen. Nachteil: kompliziert bei sehr vielen Kategorien. Faustregel: bei bis zu ~1000 Artikeln sprechende Nummern, darüber eher laufende Nummern + gute Kategorisierung.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.