Inventur in 5 Schritten – ohne Kopfzerbrechen
Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben und lästig. Aber sie ist auch eine riesige Chance: Du siehst, was du wirklich im Lager hast, was du vielleicht abschreiben musst und wo Chaos herrscht. Mit dem richtigen Ablauf und mobilen Werkzeugen schaffst du die Inventur eines typischen KMU-Lagers an einem Nachmittag. So geht's.
Schritt 1: Vorbereitung – Lager aufräumen
Eine Woche vor der Inventur solltest du das Lager "aufräumen":
- Alle Regale ordnen, nichts im Durchgang
- Artikel gleicher Sorte zusammenlegen
- Kaputte/verdorbene Ware aussortieren (wird separat erfasst)
- Etiketten prüfen → fehlende QR-Codes neu drucken
- Wareneingänge/Ausgänge bis zum Stichtag sauber buchen
Schritt 2: Stichtag und Team festlegen
Wähle einen Tag, an dem kein Wareneingang/-ausgang stattfindet – meist Samstag oder nach Geschäftsschluss.
Teile das Lager in Zonen auf. Je zwei Personen pro Zone: - Zähler → zählt, ansagt
- Zähler: zählt, ansagt, nicht kontrolliert
- Schreiber: erfasst digital, prüft Plausibilität
Das 4-Augen-Prinzip
Nie eine Person alleine zählen lassen. Fehlerquote sinkt dramatisch, wenn zwei Personen zusammenarbeiten: einer zählt, einer schreibt.
Schritt 3: Die eigentliche Zählung – mit dem Handy
Wer noch mit Papierlisten arbeitet, verliert doppelt: Tippfehler beim Übertragen + keine Live-Kontrolle.
Mit einer Inventur-App (wie in infinia) läuft es so:
- QR-Code am Artikel scannen
- Menge eingeben (oder Tasten für ±1, ±10)
- Nächster Artikel
- System zeigt Soll-Bestand zur Plausibilitätskontrolle
- Differenzen sofort sichtbar → kannst du gleich nachzählen
Schritt 4: Differenzen klären – nicht ignorieren
Es wird Abweichungen geben. Typische Ursachen:
- Ware wurde verkauft, aber nicht gebucht → im System fehlt die Entnahme
- Wareneingang wurde doppelt gebucht
- Diebstahl oder Schwund
- Zählfehler (deswegen 4-Augen-Prinzip)
- Bruch / Verderb, der nicht abgeschrieben wurde
Große Differenzen nachzählen. Bleibt die Differenz: dokumentieren, Ursache vermuten, buchen.
Schritt 5: Dokumentation und Abschluss
Am Ende musst du haben:
- Inventurliste mit allen Artikeln, Mengen und Abweichungen
- Unterschrift der Zähler-Teams (wichtig bei Betriebsprüfung!)
- Abschreibungsbuchungen für Verlust / Schwund
- Korrektur-Buchungen im Warenwirtschaftssystem
- Lagerwert zum Stichtag
Der Lagerwert ist wichtig für Bilanz/Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Er beeinflusst deinen Gewinn.
Bonus: Permanente Inventur
Wer keine Stichtagsinventur will, kann auch permanent inventieren: Das ganze Jahr über werden stichprobenartig einzelne Artikel gezählt und abgeglichen.
Voraussetzungen in Österreich:
- Jeder Artikel mindestens einmal im Jahr gezählt
- Lückenloses Lagerbuch
- Dokumentation jeder Zählung
- In der Regel nicht geeignet für verderbliche Ware
Für die meisten KMU ist die einmalige jährliche Inventur einfacher – aber gerade bei großen Lagern lohnt sich der permanente Ansatz.
Fazit
Inventur ist Pflicht, aber kein Drama. Mit guter Vorbereitung, mobiler Erfassung und dem 4-Augen-Prinzip machst du die Inventur eines normalen KMU-Lagers an einem Halbtag. Wichtig ist nicht nur die Zählung selbst, sondern was du aus den Ergebnissen lernst: Welche Artikel drehen nicht? Wo gibt es Schwund? Wo stimmen die Buchungen nicht?
Häufige Fragen
Wann muss ich inventieren?
In Österreich einmal pro Geschäftsjahr, meist zum Bilanzstichtag (31.12. oder dein individuelles Wirtschaftsjahr-Ende).
Muss ich auch Waren im Transit zählen?
Ja, Ware, die unterwegs aber bereits dir zuzurechnen ist (nach "Übergang des wirtschaftlichen Risikos"), muss auch inventiert werden.
Was passiert bei falscher Inventur?
Bei Betriebsprüfung: Steuerschätzung möglich, wenn die Inventur nicht nachvollziehbar ist. Falsche Inventur = falscher Gewinn = Nachzahlungen und ggf. Strafen.
Lohnt sich spezielle Inventur-Hardware?
Für die meisten KMU reicht ein normales Smartphone mit Scan-App. Spezielle MDE-Geräte (mobile Datenerfassung) lohnen sich erst bei sehr großen Lagern oder rauem Umfeld.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.