Mahnwesen richtig aufsetzen – das 3-Stufen-Modell für KMU
Fast jedes Unternehmen kennt das: Die Rechnung ist längst fällig, der Kunde reagiert nicht. Viele Selbstständige schieben dann das Nachfassen vor sich her – aus Angst, "aufdringlich" zu wirken. Das Ergebnis: Liquiditätsengpässe und schlaflose Nächte. Ein professionelles Mahnwesen löst beides. Hier das System, das in fast jeder Branche funktioniert.
Die Grundregel: Freundlich, aber konsequent
Ein Mahnschreiben ist kein Angriff. Es ist eine geschäftliche Notwendigkeit. Der richtige Ton: professionell, höflich, aber klar. Je konsequenter du im Prozess bist, desto seriöser wirst du wahrgenommen – paradoxerweise gerade auch von säumigen Kunden.
Stufe 1: Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit)
Keine Mahngebühren. Keine Drohung. Einfach eine freundliche Erinnerung:
"Sehr geehrte Frau Müller, vielleicht ist es im Tagesgeschäft untergegangen – unsere Rechnung Nr. 2026-031 über € 1.250,00 vom 01.04. ist noch offen. Falls es schon überwiesen wurde, kreuzen sich unsere Nachrichten. Andernfalls freuen wir uns über eine Zahlung in den nächsten Tagen."
Oft zahlen Kunden schon hier – Zahlungsverzögerungen sind in 80 % der Fälle Versehen, nicht böse Absicht.
Stufe 2: Erste Mahnung (14 Tage nach Erinnerung)
Jetzt wird der Ton bestimmter. Du weist explizit auf den Verzug hin, setzt eine neue klare Frist (meistens 7 Tage) und kannst Mahnspesen geltend machen.
Üblich in Österreich:
- Mahnspesen € 5 bis € 10 (je nach Branche)
- Gesetzliche Verzugszinsen (aktuell je nach Basiszinssatz)
- Neue konkrete Frist mit Datum
- Hinweis auf Inkasso-Übergabe bei Nichtzahlung
Stufe 3: Letzte Mahnung (7 Tage nach 1. Mahnung)
Klare Sprache. Letzte Chance vor gerichtlichen Schritten oder Inkasso-Übergabe. Wichtig: Setze das, was du ankündigst, auch um. Wer dreimal droht und nichts tut, wird nicht mehr ernst genommen.
Was nach Stufe 3 passiert
Zwei Wege:
A) Inkassobüro – übernimmt gegen Provision. Du bekommst typischerweise 70–90 % des Betrags, das Inkasso behält den Rest als Honorar. Guter Weg bei kleineren Forderungen ohne Rechtsstreit.
B) Gerichtliches Mahnverfahren – ab € 15 Einsatz beim Bezirksgericht. Ergibt bei unstrittigen Forderungen einen Exekutionstitel, mit dem du den Gerichtsvollzieher einsetzen kannst.
Was du von Anfang an vermeiden solltest
Die besten Mahnungen sind die, die nie geschrieben werden müssen:
- Zahlungsziel klar auf der Rechnung – "14 Tage netto"
- IBAN-QR auf der Rechnung → weniger Tippfehler, schnellere Zahlung
- Bonitätsprüfung bei größeren Aufträgen
- Anzahlungen bei langen Projekten
- Automatische Zahlungserinnerung per Software
Zeitlicher Ablauf zusammengefasst
Das System in einem Bild:
- Tag 0: Rechnung versendet, Zahlungsfrist 14 Tage
- Tag 14: Fälligkeit
- Tag 21: Zahlungserinnerung (höflich, keine Gebühr)
- Tag 35: 1. Mahnung (+ Mahnspesen, neue Frist 7 Tage)
- Tag 42: Letzte Mahnung
- Tag 50+: Inkasso oder Gericht
Fazit
Ein gutes Mahnwesen ist kein Zeichen von Härte, sondern von Professionalität. Wer klare Regeln hat und sie konsequent anwendet, hat weniger Zahlungsausfälle – und paradoxerweise oft auch bessere Kundenbeziehungen. Denn seriöse Kunden schätzen seriöse Prozesse.
Häufige Fragen
Wie hoch dürfen Mahnspesen in Österreich sein?
Pauschale Mahnspesen zwischen € 5 und € 10 sind üblich und branchenüblich. Höhere Beträge sollten mit tatsächlich entstandenem Aufwand begründbar sein.
Wann darf ich Verzugszinsen verrechnen?
Ab dem Fälligkeitstag automatisch. Der Basiszinssatz wird von der OeNB veröffentlicht, im B2B wird er um 9,2 Prozentpunkte erhöht (Stand Anfang 2026).
Kann ich das Mahnwesen automatisieren?
Ja. In infinia z.B. kannst du Zahlungserinnerungen automatisch X Tage nach Fälligkeit versenden lassen. Du sparst Zeit und das Mahnen wird nicht mehr "vergessen".
Was wenn der Kunde die Forderung bestreitet?
Dann wirst du klären müssen, woran es hakt. Oft sind es berechtigte Einwände (falscher Betrag, fehlerhafte Leistung). In dem Fall lohnt ein direkter Anruf mehr als weitere Mahnungen.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
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