Projekt-Nachkalkulation – welche Aufträge lohnen sich wirklich?
Fast jeder Selbstständige oder Betriebsinhaber kennt das Gefühl: "Dieses Projekt hat mehr Arbeit gemacht, als ich kalkuliert hatte." Gefühl ist gut – Zahlen sind besser. Die Nachkalkulation zeigt schwarz auf weiß, welche Projekte sich wirklich rechnen und welche Zeitfresser sind. Hier der pragmatische Weg.
Was ist Nachkalkulation eigentlich?
Ganz simpel: Nach Projektabschluss vergleichst du geplant vs. tatsächlich. Bei Angeboten hast du kalkuliert, wie viel Zeit und Material ein Projekt braucht. Nach der Fertigstellung rechnest du die Realität gegen.
Die Differenz ist dein wichtigster Lernstoff. Wer sie ignoriert, kalkuliert in 5 Jahren noch genauso schief wie heute.
Was du brauchst
Drei Datensätze:
- Kalkulation: was im Angebot versprochen war (Stunden, Material, Pauschalen)
- Ist-Zeiten: die tatsächlich geleisteten Stunden pro Mitarbeiter / Tätigkeit
- Ist-Material / Ist-Kosten: was wirklich verbraucht und zugekauft wurde
Die Kalkulation hast du hoffentlich dokumentiert. Die Ist-Zeiten brauchst du aus deiner Zeiterfassung. Ohne saubere Zeiterfassung ist Nachkalkulation nicht möglich.
Die Kern-Rechnung
Für jedes abgeschlossene Projekt:
Rechnungsbetrag (was der Kunde zahlt) – Materialkosten (tatsächlich) – Stundenkosten (Anzahl × interner Stundensatz) – Sonstige direkte Kosten (Fahrt, Fremdleistung, Werkzeug-Nutzung) = Projekt-Deckungsbeitrag
Positiv und gut → gesunde Projekte. Knapp positiv → aufpassen. Negativ → du hast draufgezahlt.
Was die Zahlen zeigen (Beispiele)
Typische Erkenntnisse aus Nachkalkulationen:
- Kleine Aufträge mit hohem Koordinationsaufwand sind oft Verlust-Projekte
- Kunden mit "Sonderwünschen" fressen die Marge auf
- Projekte mit unklaren Anforderungen überziehen regelmäßig
- Standard-Aufträge sind viel profitabler als man denkt
- Bei einzelnen Mitarbeitern ist die "Ist-Zeit" systematisch höher als kalkuliert – Schulungsbedarf oder Kalkulations-Fehler
Was du daraus lernst
Nachkalkulation ist keine Vergangenheitsbewältigung, sondern Zukunfts-Werkzeug. Für jedes Projekt mit Abweichung:
- Angebots-Kalkulation für ähnliche Projekte anpassen
- Prozess-Schwachstelle identifizieren (was hat überzogen?)
- Kunde / Projektart klassifizieren: lohnt sich das generell?
- Preis-Niveau prüfen: ist der Markt-Preis zu niedrig, oder wir zu ineffizient?
So funktioniert's in infinia
Infinia hilft dir bei der Nachkalkulation über zwei Features:
Zeiterfassung pro Projekt: Jede Stunde wird einem Projekt/Kunden zugeordnet. Du siehst am Projektende die Summe aller Stunden nach Mitarbeiter und Tätigkeit.
Auswertungen pro Kunde/Projekt: Umsatz, Positionen und Aufwand in einer Ansicht. Wenn Einkaufspreise gepflegt sind, siehst du den Deckungsbeitrag pro Projekt direkt.
Was das System (noch) nicht automatisch macht: den Vergleich Kalkulation → Ist als fertigen Report. Dafür exportierst du die Ist-Werte und vergleichst sie mit deiner Angebots-Kalkulation – z.B. in einer kleinen Tabellenkalkulation-Tabelle pro Projekt.
Die Monats-Routine
Am Monatsende 30 Minuten: - Abgeschlossene Projekte durchgehen - Top-3 Projekte mit größter Abweichung markieren - Eine Notiz pro Projekt: was war die Ursache? - Eine Erkenntnis pro Monat fürs nächste Angebot notieren
Nach 12 Monaten hast du einen internen Schatz an Kalkulations-Wissen, den kein BWL-Buch liefern kann.
Fazit
Nachkalkulation ist unbequem – man sieht, wo man sich verrechnet hat. Aber sie ist auch das stärkste Lern-Werkzeug, das du hast. Nach zwei, drei Jahren konsequenter Anwendung kalkulierst du besser als die meisten Mitbewerber – und lehnst unprofitable Projekte mit klarer Begründung ab.
Häufige Fragen
Lohnt sich Nachkalkulation auch für kleine Projekte?
Für Einzelprojekte unter € 500 nicht. Aber sammle alle Kleinprojekte eines Kunden über einen Monat – dann siehst du den wahren Aufwand.
Was, wenn ich keinen internen Stundensatz habe?
Grobe Rechnung: Jahreskosten eines Mitarbeiters (Gehalt × 1,4 für Lohnnebenkosten + Arbeitsplatz + Overhead) ÷ 1.200 verrechenbare Stunden pro Jahr = interner Stundensatz.
Wie genau muss die Zeiterfassung sein?
15-Minuten-Genauigkeit reicht für die meisten Betriebe. Wichtig ist Konsistenz: lieber immer leicht ungenau als mal exakt und mal grob.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.