Handwerker-Workflow – vom Auftrag bis zur Zahlung
Handwerksbetriebe haben ein typisches Problem: die operative Arbeit läuft, aber die administrative Abwicklung hinkt hinterher. Stunden werden auf Zetteln erfasst und nie ins Büro gebracht. Material wird verbaut, aber nicht zeitnah abgerechnet. Rechnungen gehen zwei Wochen zu spät raus. Der klare Workflow macht den Unterschied – nicht die Qualität der Arbeit.
Der typische Chaos-Kreislauf
Was in vielen Betrieben läuft:
- Monteur erfasst Stunden auf Zetteln, vergisst sie
- Material wird abgebaut, aber niemand bucht es sofort
- Ende der Woche: Chef sammelt Zettel, tippt mühsam in eine Tabelle
- Rechnung geht erst 2 Wochen nach Fertigstellung raus
- Kunde zahlt entsprechend später
Ergebnis: Liquidität leidet, Fehler schleichen ein, das Team arbeitet doppelt.
Der gute Workflow in 5 Schritten
- Auftrag erfasst: als Projekt angelegt mit Kunde, geplanten Stunden, geplantem Material
- Stunden live erfassen: auf der Baustelle per Handy, nicht abends auf Papier
- Material direkt buchen: QR-Scan am Artikel, Menge, abgeschlossen
- Rechnung automatisch vorbereitet: aus erfassten Stunden + Material
- Nach Fertigstellung Rechnung raus: noch am selben oder nächsten Tag
Mobile Erfassung: das Kernstück
Ohne Mobile-Lösung keine Workflow-Verbesserung. Was der Monteur auf der Baustelle braucht:
- Stunden-Start/-Stopp pro Projekt mit einem Klick
- Material aus dem Lager ziehen (QR-Scan)
- Notizen zu besonderen Vorkommnissen
- Fotos als Dokumentation
Keine neuen Tools, nur das Smartphone in der Hose. Wichtig: Oberfläche muss simpel sein – sonst machen Monteure es nicht.
Die Rolle des Lagers
Material muss sofort gebucht werden – nicht "ich trag's am Freitag ein":
- QR-Etiketten am Lagerplatz
- Verbrauch via Handy-Scan buchen
- Bestand live aktuell
- Nachbestellvorschläge automatisch
Wer abends 10 Minuten fürs Buchen aufwendet, spart das Zehnfache beim nächsten Mal "wo ist das Material geblieben?"
Von den Stunden zur Rechnung
Idealerweise ist die Rechnung beim Projekt-Abschluss schon 80 % fertig:
- Alle Stunden der Monteure automatisch summiert pro Projekt
- Alle Materialbuchungen als Positionen verfügbar
- Fahrten / Pauschalen als Textbausteine vorgeschlagen
- Rechnung mit einem Klick aus dem Projekt generiert
Der Chef muss dann nur noch prüfen, Positionen formulieren und versenden – nicht mehr die Basis-Arbeit leisten.
Was das in Zahlen bringt
Typische Effekte bei Handwerksbetrieben, die auf digitalen Workflow umsteigen:
- Zahlungseingang im Schnitt 10–14 Tage früher
- Weniger vergessene Stunden / Material (5–10 % mehr verrechenbar)
- 2–4 Stunden pro Woche weniger Verwaltungsaufwand
- Nachkalkulation möglich: welche Projekte sind profitabel
In infinia: der integrierte Handwerker-Flow
Speziell fürs Handwerk ausgelegt:
- Mobile App (Browser-basiert) für Stunden und Material auf der Baustelle
- QR-Scan am Lager und am Artikel
- Projekte als Klammer über Stunden, Material, Rechnung
- Auswertungen: Profit pro Projekt, pro Mitarbeiter, pro Kundengruppe
- Mehrere Benutzer mit abgestuften Berechtigungen (Monteur sieht nur eigene Stunden, Chef alles)
Fazit
Der Unterschied zwischen chaotischem und strukturiertem Handwerksbetrieb liegt selten an der Arbeit selbst – sondern am Workflow drumherum. Wer Stunden und Material live erfasst und Rechnungen innerhalb von 48 Stunden verschickt, hat bessere Liquidität, weniger Fehler und mehr Zeit fürs eigentliche Handwerk.
Häufige Fragen
Was, wenn auf der Baustelle kein Netz ist?
Moderne Systeme puffern Eingaben lokal und synchronisieren bei Verbindung. Für Baustellen ohne jede Verbindung: vorab Daten laden, nach Rückkehr synchronisieren.
Akzeptieren ältere Monteure die digitale Erfassung?
Mit guter Einführung ja. Wichtig: simple Oberfläche (nicht 20 Felder), klarer Nutzen für den Monteur (z.B. automatische Stundenliste statt Handschrift).
Lohnt sich das auch für Solo-Handwerker?
Ja – gerade da. Ein Solo-Betrieb hat keine Verwaltung, die das auffängt. Jede Stunde Admin weniger ist eine Stunde mehr am Kunden.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.