Anzahlung vs. Vorkasse – welches Modell passt wann?
Wer große Aufträge oder Neukunden betreut, sollte sich absichern. Die zwei häufigsten Modelle: Anzahlung (ein Teil vorab) oder Vorkasse (alles vorab). Jedes hat seine Berechtigung – die richtige Wahl hängt vom Kontext ab.
Die Unterschiede
- Vorkasse: 100 % des Preises vor Leistungsbeginn
- Anzahlung: 20–50 % vor Beginn, Rest nach Fertigstellung oder in Raten
- Teilrechnungen: mehrere Zahlungstranchen während des Projekts
Wann Vorkasse sinnvoll ist
- Bei Produkten mit sofortiger Lieferung (E-Commerce, Standard-Produkte)
- Bei Kleinaufträgen (unter € 1.000), wo der Aufwand getrennter Rechnungen zu hoch ist
- Bei Online-Kursen / Workshops / digitalen Produkten
- Bei Erstaufträgen mit unklarer Bonität und unklarem Risiko
Vorkasse ist die stärkste Absicherung – aber viele B2B-Kunden akzeptieren sie nicht.
Wann Anzahlung besser passt
- Bei individuellen Projekten (Bau, Handwerk, Beratung)
- Wenn Material eingekauft werden muss (vor Lieferbeginn)
- Bei längeren Projekten (Vorschuss für Startkosten)
- Bei Neukunden mit mittlerem Risiko
Anzahlung ist der Standard im handwerklichen und projektbasierten B2B-Bereich.
Die Höhe der Anzahlung
Orientierung:
- 20–30 % bei Standard-Aufträgen mit bekannter Kundschaft
- 40–50 % bei Material-intensiven Projekten (Handwerk, Bau)
- 50 % bei Neukunden mit unsicherer Bonität
- Nicht über 50 %, sonst beginnt Kunden-Widerstand
Teilrechnungen bei großen Projekten
Für Aufträge über mehrere Monate:
- 30 % bei Auftragserteilung
- 40 % bei Projektmitte (Meilenstein definiert)
- 30 % bei Fertigstellung
So ist weder du noch der Kunde am Ende überfordert. Und bei Problemen ist nicht die ganze Summe im Feuer.
Wie du Anzahlungen kommunizierst
Nicht schüchtern sein – sachlich direkt:
- "Standardmäßig berechnen wir bei Projekten dieser Größenordnung eine Anzahlung von X %."
- "Die Anzahlung wird bei Auftragserteilung fällig."
- "Der Restbetrag wird nach Fertigstellung in Rechnung gestellt."
Wenn das klar im Angebot steht, wird's akzeptiert. Wer erst nachträglich Anzahlung verlangt, erntet Widerstand.
Rechtliche Aspekte
- Anzahlung muss als solche gekennzeichnet sein (Anzahlungsrechnung)
- Umsatzsteuer bei Anzahlung: zum Zeitpunkt der Zahlung fällig
- Endabrechnung: Gesamtbetrag minus Anzahlung
Details mit Steuerberater klären – gerade bei erstem Einsatz.
In infinia: Anzahlungen und Teilrechnungen
Was infinia unterstützt:
- Anzahlungsrechnungen erstellen
- Teilrechnungen für größere Projekte
- Endabrechnung mit Verweis auf geleistete Anzahlungen
- Kundenhistorie: welche Anzahlungen sind bezahlt, welche offen
Fazit
Anzahlungen und Vorkasse sind keine Misstrauens-Erklärung an den Kunden, sondern normaler Geschäftsstandard – besonders bei Projekten. Wer sie selbstbewusst und konsequent anwendet, hat bessere Liquidität und weniger Ausfallrisiko. Und die meisten Kunden akzeptieren es ohne Diskussion.
Häufige Fragen
Was, wenn Kunde Anzahlung kategorisch ablehnt?
Bei Standardkunden: flexibel sein. Bei Neukunden / Großaufträgen: auf Anzahlung bestehen. Wer keine Anzahlung zahlen will, ist oft nicht zahlungsfähig.
Lohnen sich Anzahlungen auch bei Bestandskunden?
Bei bekannten zuverlässigen Stammkunden meist nicht nötig. Bei großen Einzelaufträgen (auch bei Stammkunden) sinnvoll.
Wie gehe ich mit Anzahlungs-Rückzahlungen um, wenn Projekt abgebrochen wird?
Im Vertrag regeln: Stornogebühr, geleistete Arbeit bleibt berechnet, Rest wird zurückerstattet.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
infinia bündelt Angebote, Rechnungen, Lager und Kundenverwaltung in einer Anwendung. Made in Austria.