Wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?
Viele Selbstständige schieben die erste Einstellung viel zu lange auf. Aus Angst vor Verantwortung, vor Kosten, vor dem Chef-Sein. Andere stellen zu früh ein, ohne klaren Bedarf. Beide Extreme sind problematisch. Hier die nüchterne Entscheidungsgrundlage.
Die drei Anzeichen, dass es Zeit ist
- Du lehnst regelmäßig Aufträge ab, weil keine Kapazität da ist (und zwar profitabler Aufträge)
- Du arbeitest dauerhaft mehr als 50h/Woche und Ende nicht in Sicht
- Bestimmte Aufgaben blockieren dich, die jemand anders besser/schneller/günstiger machen könnte
Wenn alle drei zutreffen: überfällig. Zwei von drei: gute Zeit. Nur eins: noch überlegen.
Die Kostenrechnung
Ein Angestellter mit € 2.500 Brutto kostet dich in Österreich ca. € 3.500/Monat (inkl. Lohnnebenkosten). Dazu:
- Arbeitsplatz, Technik: € 150–400/Monat
- Einarbeitung: 2–3 Monate reduzierte Produktivität
- Urlaub, Krankheit, Weiterbildung: ca. 20 % "Puffer" einkalkulieren
Gesamtkosten-Faustregel: Brutto × 1,5 = wahre monatliche Kosten. Also bei € 2.500 Brutto: € 3.750–4.000 Gesamtkosten.
Die Break-even-Rechnung
Ab welchem Mehrumsatz lohnt sich der Mitarbeiter?
Beispiel: - Kosten Mitarbeiter/Jahr: € 45.000 - Dein DB pro Auftrag: 50 % - Benötigter Mehrumsatz: € 90.000/Jahr
Frage: kann der Mitarbeiter so viel Mehrumsatz ermöglichen? Entweder durch direkte Arbeit (Aufträge, die er abwickelt) oder indirekt (er nimmt dir Admin ab, du machst mehr Akquise).
Die mentale Rechnung
Geld ist nur ein Aspekt. Genauso wichtig:
- Willst du Chef sein? (Führen, entscheiden, Verantwortung)
- Hast du die Zeit für Onboarding? (3 Monate deutlich reduzierte eigene Produktivität)
- Hast du klare Aufgaben? ("Was genau soll der/die machen?")
- Bist du bereit zu delegieren? (siehe Delegation-Artikel)
Alternativen zum ersten Vollzeit-Mitarbeiter
Bevor du Vollzeit einstellst, prüfe günstigere Optionen:
- Freelancer / Selbstständige für konkrete Projekte – Bezahlung nur für tatsächliche Arbeit
- Teilzeit-Kraft (20 h/Woche statt 40) – halbes Risiko
- Virtuelle Assistenz für Admin, Buchhaltung, E-Mails
- Minijob / geringfügig für konkrete Teilaufgaben
Oft lohnt sich ein schrittweiser Einstieg: Teilzeit → Vollzeit → zweite Person. Langsamer wachsen = weniger Risiko.
Was der erste Mitarbeiter machen sollte
Die strategische Frage: welche deiner Aufgaben soll er/sie übernehmen?
- Aufgaben, die du nicht magst (wenn du jemand findest, der sie gerne macht)
- Aufgaben, die leicht delegierbar sind (klar definiert, standardisierbar)
- Aufgaben, die dir viel Zeit fressen (Hebel)
- NICHT: deine strategischen Kernkompetenzen (die bleiben beim Chef)
In infinia: auf die Einstellung vorbereiten
Vor der Neueinstellung im System einrichten:
- Zweiter Benutzer-Account mit abgestimmten Berechtigungen
- Aufgaben-Struktur überdenken (was soll der Mitarbeiter sehen / tun?)
- Wichtige Prozesse dokumentieren (siehe Onboarding-Artikel)
- Klare Übergangsregeln (was übernimmt er/sie wann?)
Fazit
Der erste Mitarbeiter ist ein Schritt, der nicht rückgängig zu machen ist. Rechne sorgfältig, aber nicht nur finanziell. Die größte Frage ist: Willst du Chef sein? Wenn ja: warte nicht zu lange. Wenn du dir unsicher bist: mit Freelancer oder Teilzeit starten und wachsen.
Häufige Fragen
Soll der erste Mitarbeiter ähnliche Aufgaben wie ich machen?
Nein. Er/sie sollte dich entlasten, nicht duplizieren. Oft ist Admin/Support der bessere erste Mitarbeiter als ein "Junior-Ich".
Wie lange dauert bis zur Entlastung?
3–6 Monate bis die Einarbeitung abgeschlossen ist. Vorher gilt: mehr Arbeit, nicht weniger. Das muss man mental aushalten.
Was, wenn die Einstellung nicht klappt?
Probezeit nutzen, ehrlich kommunizieren, frühzeitig entscheiden. Ein schlecht passender Mitarbeiter ist teurer als keiner.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für dein Geschäft.
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